Активность участников опроса удовлетворенности напрямую коррелирует с их осведомленностью о целях и задачах исследования.

Если перед началом опроса в компании не проводятся подготовительные информационные мероприятия, коэффициент вовлеченности участников - менее 60%. То есть четверо из десяти сотрудников гарантированно проигнорируют опрос. Или 40 из 100.

Безусловно, можно в принудительном порядке заставить участников заполнить опросник, но искренность ответов и достоверность результатов в этом случае будут стремиться к нулю.

Благодаря правильно организованной информационной кампании активность участников опроса составляет не менее 85%.
Выборка получается более репрезентативной, а результаты исследования – достоверными.

Почему так происходит?

Всё довольно просто – отсутствие официальной и достоверной информации о предстоящем опросе приводит к возникновению у сотрудников тревожности и настороженности по отношению к исследованию.

Информационный вакуум вокруг опроса быстро заполняется всевозможными слухами и негативными прогнозами:

• «А если мои ответы вычислят?»
• «Какие последствия меня ждут?»
• «А вдруг меня уволят?»
• «Для чего вообще нужен этот опрос?»

Эти и подобные вопросы возникают у сотрудников, если организаторы опроса решили обойтись без подготовительной работы.

Недостаток информации об оценке сотрудники быстро заполняют домыслами и слухами

Грамотная информационная подготовка также способствует высокой искренности участников опроса.

В нашем опроснике есть блок открытых вопросов, которые предполагают свободный ответ сотрудника (в виде мнения, критики или пожелания). Открытые вопросы анонимны и не обязательны к заполнению, участник сам решает, готов ли он дополнить свои основные ответы. В то же время, сотрудники, которые получили необходимую информацию об исследовании, в 74% случаев оставляют ценные комментарии в опроснике. Это помогает дополнить выводы и рекомендации по результатам опроса, сделав их максимально полезными для заказчика.

Ключевые рекомендации:

• Уделите время информированию персонала о предстоящей оценке удовлетворенности;
• Расскажите людям о целях и задачах опроса, организуйте диалог, снимите опасения и тревогу;
• Сделайте информационные материалы наглядными, простыми и запоминающимися;
• Используйте различные каналы коммуникации – интернет-портал, корпоративные издания и доски объявлений, очные и онлайн-встречи, e-mail и звонки;
• Обязательно поработайте над информированием и вовлечением в опрос руководителей и неформальных лидеров. Заручитесь их поддержкой!

Нередко при организации опроса организаторы впадают в две крайности – слишком сжатые или слишком растянутые сроки его проведения. Оба варианты чреваты проблемами со сбором необходимого количества ответов. Из-за рабочей занятости участники или не успевают заполнить опросники, или откладывают «на потом» и благополучно забывают об этом.

Наш опыт подсказывает, что оптимальная продолжительность опроса удовлетворенности – 2 недели или 10 рабочих дней. За это время подавляющее большинство сотрудников успевает найти время для участия в исследовании.

При планировании сроков проведения опроса также важно учесть график отпусков участников, выбрав период, когда большинство сотрудников будет на рабочих местах. Также не рекомендуется планировать опрос накануне или сразу после праздничных дней.

Планируйте сроки проведения опроса с учетом загруженности участников

Ключевые рекомендации:

• Организуйте рассылку периодических напоминаний среди сотрудников о важности участия в опросе и сроках его проведения;
• Избегайте давления на сотрудников и не принуждайте к участию во что бы то ни стало. Помните: лучше получить несколько не заполненных опросников, чем заполненных искаженными данными;
• Будьте на связи. В процессе опроса у некоторых участников могут возникнуть вопросы или трудности, которые потребуется оперативно решить.